La creciente competencia en el mercado es muy notable y las empresas buscan alcanzar el éxito y superarse día a día. Para lograrlo, hay un método llamado benchmarking, el cual está diseñado para aportar mejoras a la empresa. Hoy hablaremos sobre el proceso del benchmarking en la gestión de proyectos y la importancia que tiene aplicarlo en una empresa. Además, si tienes pensado formarte como project manager, no dudes en estudiar el máster en dirección y gestión de proyectos. A través de su programa formativo adquirirás los conocimientos propios de este profesional, además de poder mejorar algunas de tus competencias.
¿Qué es el benchmarking?
El benchmarking es un proceso a través del cual se toman como referencia productos, ideas y procesos de trabajo, entre otros, de empresas líderes para después compararlo con nuestra empresa y realizar mejoras. No se trata de copiar a la competencia, sino de aprender de ella para añadir mejoras a nuestra empresa.
La intención de este proceso es aprender de la experiencia de los demás para mejorar el desempeño de nuestra compañía. Es un proceso continuo que ayuda a las empresas a seguir innovando y a ser más competitivas.
Tipos de benchmarking
Hoy en día existen hasta tres tipos de benchmarking. Veamos cuáles son:
Benchmarking interno
El objetivo del benchmarking interno es analizar varias áreas de una misma empresa. De esta manera, se pueden comparar y ver cuáles funcionan mejor para adaptar las estrategias utilizadas a otros sectores.
Benchmarking de competencia
Consiste en estudiar estrategias de otras compañías del mismo sector para poder identificar los puntos débiles propios de una empresa. Así, se toman referencias de mejora que posteriormente se adaptarán al tipo de negocio.
Benchmarking funcional
Este benchmarking pone el foco en aquellas estrategias de compañías que no tienen nada que ver con el sector en el que opera una empresa, ni siquiera siendo competencia. Sirve para innovar, tomando ideas de negocios de otros sectores completamente distintos al nuestro.
¿Cómo funciona el benchmarking en la gestión de proyectos?
Dependiendo de la magnitud del proyecto, los pasos para implementar este tipo de estrategia serán más o menos complejos. Eso sí, recuerda que dominar el benchmarking para la gestión de proyectos es una capacidad propia del project manager, por lo que si quieres adquirir los conocimientos y habilidades propios de este profesional, no dudes en formarte a través de nuestro máster en project management.
Así pues, veamos los pasos básicos para iniciarse en el benchmarking:
- Definir qué se quiere comparar. Se deben establecer unos puntos de referencia para proyectos o resultados deseados que tengan impacto en el trabajo, ya sean dinámicas de trabajo, herramientas, etc.
- Escoger el tipo de benchmarking. Es decir, interno, competitivo o funcional. El que mejor se adapte a las necesidades del proyecto y la empresa.
- Crear unos registros de los procesos que se están siguiendo en la gestión del proyecto, entendiendo la situación actual. Con ello, se podrán comprobar los avances que se realicen.
- Sea cual sea el tipo de benchmarking escogido, hay que poder recopilar todos los datos de la investigación para tenerlos organizados a la hora de comparar.
- Analizar los datos recogidos de la competencia y empezar a compararlos con el proyecto. De esta manera, se podrán identificar brechas y oportunidades de mejora.
- Cuando se tenga el análisis completo y las ideas claras, hay que elaborar un plan de acción para determinar cómo se quieren implementar las mejoras en los puntos de referencia establecidos previamente.
- Gestionar el proyecto implementando los cambios de mejora.
Hay que tener en cuenta que el benchmarking es un proceso continuo, pues el mercado está en constante cambio. Por lo tanto, este proceso debe revisarse y actualizarse constantemente, pudiendo estar a la altura de la competencia.
La importancia del benchmarking en la gestión de proyectos
El benchmarking ayuda a establecer unos estándares y unos límites para la forma de trabajar y operar de una empresa. Pero no se basa en opiniones, sino en datos reales obtenidos de otras compañías. Esto significa que todas aquellas decisiones que se tomen estarán focalizadas en la ejecución de acciones que tendrán un mayor impacto en el negocio.
Así pues, ¿qué beneficios aporta implementar el benchmarking a una empresa? A grandes rasgos vemos que:
- Permite identificar brechas o puntos débiles de un negocio, teniendo la oportunidad de mejorarlos mediante la comparación con la competencia.
- Mejora el posicionamiento estratégico, porque al analizar a la competencia se pueden identificar posibles oportunidades de negocio en los que operar.
- Reduce el riesgo de fracasar en un proyecto, pues permite analizar también el entorno empresarial.
