En Project Management existen una serie de métodos y herramientas que permiten planificar y coordinar las tareas de un proyecto, pudiendo hacer una estimación del tiempo que será necesario para completarlas. Una de estas herramientas es el diagrama de Pert, muy utilizado en estrategias de planificación empresarial. En este toman gran relevancia la previsión, las habilidades organizativas y el compromiso de todo un equipo de trabajo. Así pues, si quieres saber más sobre este método y cómo implementarlo en futuros proyectos, sigue leyendo. Además, te explicamos cómo elaborar uno paso a paso. Y recuerda que, a través del máster en dirección y gestión de proyectos – Project Manager – puedes mejorar tus capacidades profesionales para una correcta dirección y gestión de proyectos empresariales de cualquier tipo.
¿Qué es un diagrama de PERT?
Como hemos mencionado, un gráfico PERT es una herramienta visual muy útil para la gestión de proyectos. Sirve para trazar todas las tareas y la relación entre ellas, dando lugar a un cronograma general. De hecho, PERT son las siglas en inglés de Técnica de Revisión y Evaluación de Programas.
A través del diagrama de PERT, el project manager puede calcular, de forma ágil, los tiempos que se le va a dedicar a un proyecto. Ahora bien, para que sea lo más útil posible será necesario contar con mucha información sobre los recursos necesarios para realizar cada tarea y sus posibles condicionantes.
La representación gráfica del diagrama de PERT es muy sencilla, ya que consiste en un conjunto de puntos o nodos conectados por flechas. Estas representan las tareas del proyecto, mientras que los nodos, que pueden ser circulares o rectangulares, representan momentos del mismo.
Pros y contras de los gráficos PERT
Para saber si vale la pena o no utilizar el diagrama de PERT en la gestión de proyectos, debes conocer sus ventajas y desventajas. Por lo que, aquí te las presentamos para que puedas hacer un balance.
Ventajas
- Permite hacer un análisis de actividad. De cara al Project Manager, facilita información sobre la posible finalización de un proyecto a tiempo, así como del conjunto de tareas.
- Facilita la coordinación de departamentos y refuerza el compromiso. Al integrar datos de diferentes departamentos, permite coordinar las tareas del proyecto y fortalecer la comunicación entre ellos.
- Permite hacer un análisis hipotético. Las tareas están secuenciadas en una red y permite definir las rutas críticas y subcríticas. Esto facilita un análisis hipotético de posibles contratiempos a lo largo del desarrollo del proyecto.
- Permite evaluar el tiempo y los recursos necesarios para desarrollar el proyecto.
- Optimiza el rendimiento empresarial y mejora la comunicación a lo largo del proyecto.
- Mejora la toma de decisiones de forma eficiente.
- Facilita la reorganización de tareas no críticas que pueden retrasar el desarrollo del proyecto.
Desventajas
- El diagrama de PERT es bastante subjetivo, por lo que no es exacto.
- No tiene en cuenta la situación financiera, ya que se centra en los plazos de ejecución de tareas.
- Se utilizan muchos recursos y tiempo para la recopilación y revisión de la información proporcionada.
- Los tiempos se basan en estimaciones, por lo que requiere exactitud en números.
- Para que el diagrama sea útil y efectivo, se necesita invertir en tiempo.
- Su interpretación puede llegar a confundir a los diferentes equipos de trabajo del proyecto.
¿Cómo hacer un diagrama de PERT paso a paso?
Hacer un diagrama PERT es relativamente sencillo. Como hemos mencionado, para que sea efectivo se debe recolectar previamente toda la información posible. Así pues, aquí te explicamos cómo elaborar un gráfico PERT paso a paso.
Identificar las tareas e hitos, así como su secuencia
En primer lugar, se debe hacer una lista con los principales hitos que tendrán que lograr el equipo de trabajo, así como las tareas individuales para conseguirlos. También se debe decidir qué tareas son críticas y cuáles no.
Después, hay que poner las tareas en la secuencia correcta para poder finalizarlas. A la hora de establecer un orden de las acciones y su secuencia, se recomienda señalar quiénes las harán o dependerán de ellas.
Establecer los criterios de tiempo para las tareas
Este paso es el más técnico, ya que se tiene que establecer los criterios de tiempo específicos para cada tarea. Para que te hagas una idea, hay tres criterios básicos que debes establecer:
- Fecha de inicio más temprana. Establece la hora más temprana posible para comenzar una tarea.
- Fecha de finalización más temprana. Marca la hora más temprana posible para terminar una tarea. Esta se determina sumando todos los tiempos de los pasos dependientes anteriores.
- Tiempo para completar. Se trata del tiempo que se planea invertir para completar cada tarea individual.
Elaborar el diagrama PERT
Se puede dibujar a mano o a través de softwares especializados, como Creatly, LucidChart, Cacoo o Sinnaps. Créalo de tal manera que tenga sentido para ti e incluyendo toda la información recopilada en los puntos anteriores.
Trazar la ruta crítica
La ruta crítica hace referencia a los pasos más importantes que ayudarán a definir la duración mínima del proyecto. Por lo que es muy importante dibujarla en el gráfico PERT.
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¿Qué diferencia hay entre el diagrama de PERT y el diagrama CPM?
Tanto el diagrama de Pert como el diagrama CPM (Método del Camino Crítico) son dos herramientas de gestión de proyectos. Ambas son muy útiles para planificar y aumentar la eficiencia de un proyecto. Ahora bien, la principal diferencia entre ambos está en que los diagramas de PERT sirven para planificar y gestionar el tiempo de las tareas, mientras el CPM se utiliza para controlar costos y tiempo. Así que la combinación de ambas herramientas resulta muy beneficiosa.
¿Y con el diagrama de Gantt?
El diagrama de Gantt se utiliza para visualizar los cronogramas de los proyectos. Se trata de un gráfico de barras donde se muestran las tareas y cronología del proyecto. Ahora bien, no son tan técnicos como los gráficos de PERT y resultan más fáciles de entender porque no incluyen tantos detalles.
De esta manera, los gráficos de PERT son más útiles para calcular la cronología del proyecto, mientras que los diagramas de Gantt se utilizan para mantener a todos los miembros del proyecto actualizados.
