¿Qué es y para qué sirve un cronograma?

Un cronograma es una herramienta básica y muy útil para organizar tareas, actividades o las fases de un proyecto. En este se establecen las fechas de inicio y final de cada trabajo, así como la duración total. Hace años los cronogramas solían ser de papel, pero gracias a las nuevas tecnologías, hoy en día podemos acceder a muchos programas que permiten crearlos digitalmente. Además, estos pueden compartirse con el resto de empleados y organizar las tareas simultáneamente. Así pues, supone una manera sencilla de organizar el trabajo.

Si quieres saber cómo crear el cronograma de un proyecto, sigue leyendo. También te explicaremos las ventajas de esta herramienta y los tipos que hay. Y recuerda que puedes especializar tu carrera profesional a través del Máster en Dirección y Gestión de Proyectos – Project Manager –.

¿Qué es el cronograma?

Un cronograma es un calendario de trabajo en el que se especifican las diferentes etapas de un proyecto, pudiendo planificarlas y controlar su ejecución. En él se establecen las tareas, las fechas de entrega, los recursos que serán necesarios y si hay alguna relación con otros proyectos. De esta manera, un cronograma de un proyecto ofrece una visión clara y global de este. Permite desglosar las tareas para realizarlas progresivamente, convirtiéndose en una hoja de ruta para que los empleados sepan cómo alcanzar objetivos.

Como hemos mencionado anteriormente, hace años era muy común que los cronogramas se hiciesen a mano. Pero gracias a la digitalización, actualmente pueden hacerse online, permitiendo que todos los empleados accedan a ellos simultáneamente y puedan modificarse conjuntamente. Y es que, con la crisis del coronavirus y el teletrabajo, los cronogramas digitales se han convertido en una herramienta imprescindible para ejecutar proyectos empresariales desde casa.

Para qué sirve un cronograma a nivel empresarial

Un cronograma de actividades permite anticipar retrasos durante el desarrollo de proyectos empresariales. También simplifica la gestión de recursos, dando una visión de los que son necesarios para realizar cada tarea y con los que se cuentan.

Por otro lado, un cronograma fomenta la comunicación entre los trabajadores durante las reuniones y ofrece una visión global del proyecto. Facilita la valoración de aquellas áreas o miembros que trabajan más rápido o lento.

Ventajas y desventajas de un cronograma

Está claro que un cronograma permite ordenar las tareas según la relación que tengan entre ellas. Además, permite supervisar la productividad de los empleados a través de los tiempos de entrega. De esta manera, permite hacer estimaciones de tiempo, sabiendo cómo avanza y cuál es el estado del proyecto en todo momento.

Ahora bien, todo esto también tiene sus riesgos. Estos suelen estar relacionados con los tiempos de entrega, como ausencias imprevistas o vacaciones de los empleados, así como la asignación de tareas. Por tanto, es muy difícil dar con una fecha exacta de culminación de un proyecto. Sin embargo, a través de un cronograma se pueden hacer estimaciones de tiempo.

Cómo crear el cronograma de un proyecto paso a paso

Ahora que ya sabes en qué consiste un cronograma y sus ventajas, es el momento de elaborar uno. Para ello te recomendamos seguir estos pasos.

Definir tareas

En primer lugar, los gerentes de cada área involucrada en el proyecto deberán fijar las tareas. Para ello deben hacer una lista de ellas para poder integrarlas en el cronograma.

Encontrar y clasificar relaciones entre tareas

Seguramente habrá tareas que se relacionen entre ellas, por lo que hay que clasificarlas. Puede hacerse de la siguiente manera:

• Final – comienzo. Actividades que dependen de otra anterior. Hasta que no se termine, no se puede empezar con la siguiente.
• Comienzo – comienzo. Tareas que se pueden realizar al mismo tiempo.
• Comienzo – final. Un trabajo que comienza en el momento que otra termina.
• Fin – fin. Grupo de tareas que deben terminar en el mismo momento.

Fijar plazos

Este paso es uno de los más exigentes, ya que está directamente relacionado con el orden y ritmo de ejecución de las tareas. Se trata de fijar plazos para realizar cada acción. Para ello, muchas empresas utilizan softwares de control horario. Con eso se puede saber con claridad cuánto tiempo se tarda en realizar una tarea.

Montar el cronograma

Una vez obtenida toda la información anterior, llega el momento de integrarla al cronograma a través de filas y columnas. Para ello se debe dividir en tareas, tiempo estimado (indicado por días o semanas), recursos y el responsable de cada una de ellas.

Modificar el cronograma cuando sea necesario

Los cronogramas no son algo fijo. A medida que se avanza en la consecución de tareas, es probable que se tengan que aplicar cambios o incorporar nuevas acciones. Adáptalo a lo largo de todo el proyecto.

Tipos de cronogramas

Según el tipo de proyecto y el enfoque que se le dé, puedes hacer un cronograma u otro. Los más utilizados son:

Cronograma de Pert

Se priorizan las tareas y las relaciones entre ellas, que se distribuyen de izquierda a derecha. La distribución suele acompañarse con flechas con las que se establecen relaciones de dependencia entre acciones.

Cronograma de hitos

No se incluyen todas las tareas, sino solo las más relevantes. Pueden ser tareas imprescindibles, reuniones importantes o fechas de entrega. Este cronograma depende de una línea base, que se define cuando el cronograma está hecho y aprobado.

Cronograma de Gantt

Es el más utilizado. En este se distribuyen las tareas en forma de barra temporal, facilitando el control de las acciones por fecha de inicio y fin, así como el comienzo y entrega del proyecto.