En la actualidad, la expansión de los mercados se ve impulsada por el crecimiento de Internet y la globalización. Las empresas están inmersas en un entorno cada vez más competitivo y diverso. Por estas razones, la administración eficiente de los recursos es crucial para mantenerlas rentables. MS Project te puede ser de suma utilidad para gestionar proyectos, lo que constituye una de las soft skills más demandadas. Si quieres saber más sobre este software, quédate. Y si quieres convertirte en Project Manager, echa un vistazo al Máster en Dirección y Gestión de Proyectos.
¿Qué es el MS Project 2016?
Microsoft Project, MSP o MS Project es esencialmente un conjunto de programas, un software que fue introducido en el mercado en 1988. A través del tiempo, han surgido diez versiones, más perfeccionadas. En cada una de ellas se incorporan configuraciones novedosas, con lo que ha logrado adaptarse progresivamente. Así, en la actualidad funciona perfectamente para muchas empresas de diferentes sectores y tamaños.
Utilidad de MS Project
Esta herramienta, desarrollada y lanzada al mercado por Microsoft, es el software más usado para administrar proyectos. Tiene utilidad tanto en los relacionados con la actividad laboral como con la educativa, los particulares y las empresas. Es imprescindible para los profesionales como tú, ya que te facilita la correcta administración de los recursos.
En las tareas administrativas te brinda muchas opciones para manejar proyectos y hacer el seguimiento de los progresos. Por otra parte, sirve para asignar recursos y cargas de trabajo a los integrantes de un equipo. Te permite también analizar los resultados. Una de sus más importantes funciones es el diseño, ejecución y seguimiento de presupuestos.
Ventajas y desventajas del MS Project
Microsoft Project 2016 te facilita una enorme cantidad de tareas, que detallaremos a continuación. Sin embargo, también presenta algunos inconvenientes.
Beneficios
Este software es una ayuda fundamental en la creación de diseños de calidad. Para la organización y la administración del trabajo cuentas con las siguientes condiciones, muy convenientes:
- Es posible crear un plan estructurado a partir de un conjunto disperso de ideas.
- Organizar los grandes equipos de trabajo y la asignación de tareas será mucho más eficiente.
- La visión global de la propuesta agiliza la toma de decisiones.
- Los plazos de las tareas se ven reducidos.
- Vas a manejar con exactitud una gran cantidad de detalles operativos.
- Es posible planificar anticipadamente las tareas a corto, mediano y largo plazo.
- Administrarás eficientemente los recursos, incluso si se comparten entre varios proyectos.
- La colaboración entre los diferentes integrantes de un equipo se verá optimizada.
- La repercusión de un cambio determinado se evalúa con antelación.
- Tienes la posibilidad de detectar de forma precoz las vulnerabilidades de un diseño.
- Elaborarás eficientemente calendarios de rutas críticas y de eventos en cadena.
- Los privilegios de acceso a los diferentes planes pueden jerarquizarse.
Inconvenientes
El software presenta algunas limitaciones en su funcionamiento. Por ejemplo, no hay la posibilidad de evaluar la productividad de las personas o las maquinarias. Asimismo, el 80 % de los usuarios suele utilizar muy pocas funciones, cerca del 20 %. Finalmente, debes saber que no es un software multiplataforma, pues funciona solamente con Windows.
Opciones que ofrece el Microsoft Project 2016
Las herramientas que conforman Microsoft Project 2016 sirven para gestionar proyectos y portafolios. Por sus siglas en inglés se traduce como PPM. Es factible utilizarlas en la nube, como software as a service o con instalación en el servidor, on premises.
Los diseños se desarrollan de manera colaborativa. Al tratarse de un producto de Microsoft, el funcionamiento es intuitivo y sencillo. Esta condición acelera la curva de aprendizaje y te da la posibilidad de iniciar los procesos de gestión de una manera rápida.
Administración de portafolios
Determinar la factibilidad de una idea es una de las habilidades que Microsoft Project 2016 te ayuda a desarrollar. Es posible obtener una evaluación exacta de los diferentes escenarios y su alineación con tus objetivos estratégicos. Con la utilización de los work flows logras el control y la gobernabilidad de los proyectos y portafolios de tu organización.
Diagrama de Gantt
Con esta herramienta puede ver todas las actividades en forma de barras, simultáneamente y en un período determinado. Así, es posible expresar las necesidades del plan y del cliente en forma visual y esquemática. Incluye aspectos como costos, horas/hombre, actividades, calendarios y recursos.
La generación de reportes de avance de los procesos se hace de una manera colaborativa que admite la participación del equipo. Los reportes son predeterminados, pero diseña y adapta los que necesites. Así mantienes actualizada la información que requieren todos los involucrados.
Comunicación con el equipo
El contacto con los demás miembros de equipo resulta ágil e inmediato con Microsoft Project 2016. Con el cronograma conocerás la disponibilidad de cualquier integrante. También puedes enviar mensajes utilizando el Skype empresarial, lo que además te da la opción de organizar videoconferencias.
Asignación de recursos
La optimización del uso de los recursos es uno de los principales beneficios de este software. Te facilita visualizar los asignados y evaluar sobreasignaciones en cada uno de los procesos.
Pasos básicos para crear un proyecto con este programa
Lo primero que debes hacer es abrir el programa. Encontrarás un documento que ya es un proyecto, pero vacío de datos. Vete a «Archivo > Nuevo» y allí vas a poder iniciar uno nuevo o usar las plantillas base. Para la definición deberás seguir los pasos que enumeramos.
1. En primer lugar, debes diseñar las propiedades del proyecto e ingresar la fecha de inicio.
2. Luego vas a configurar los calendarios y encontrarás los de base que te brinda MS Project. Pero tienes la opción de adaptar el calendario del proyecto, los de funciones y los de recursos. Estos últimos son determinantes en el cálculo de la duración de las tareas.
3. Crea a continuación los recursos, sus calendarios y costes. Los primeros pueden destinarse a varios planes de forma simultánea, pero el software te permite asignar las prioridades.
4. Define en detalle las actividades y tareas, asigna los recursos para cada una y detalla su duración.
4. Define las dependencias, sus restricciones y tipos.
5. Detecta las sobrecargas. En este caso puedes aceptarlas o resolverlas.
6. Inicia la ejecución del proyecto y su control.
MS Project te da la posibilidad adaptar los recursos y calendarios a tus posibilidades y necesidades. Es la mejor base que puedes tener para llevar a cabo con éxito todos tus proyectos.
